دستیار انجام کارهای روزانه، از سری نظم ابزارهایی است که در کارگاه دکمه تولیدشده است.
(+برای افراد بسیار پر مشغله، یا شرایط خاص، یک «دستیار انجام کارها» هم داریم، که در اینجا میتوانید راجعش بدانید.)
در دنیای پرمشغله‌ی امروزی، مدیریت کارها و برنامه‌ریزی روزانه یکی از چالش‌های اصلی بسیاری از افراد است.
یکی از بهترین روش‌ها برای نظم دادن به امور و افزایش بهرهوری، استفاده از لیست کارها یا همان تودو لیست (To-Do List) است. این روش ساده اما قدرتمند به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را اولویت‌بندی کنید، تمرکز بیشتری داشته باشید و در نهایت احساس رضایت بیشتری از روز خود داشته باشید.
در این یادداشت، به بررسی روش تودو لیستی برای مدیریت کارها می‌پردازیم و نکاتی را برای استفاده‌ی بهتر از آن ارائه می‌دهیم.
چرا باید از روش تودولیستی استفاده کنیم؟
روش تودولیستی به دلایل زیر یک ابزار فوق‌العاده برای مدیریت کارهاست:
- افزایش تمرکز و بهرهوری:
وقتی لیستی از کارهای خود دارید، دقیقاً می‌دانید چه وظایفی پیشِ رو دارید و سردرگم نمی‌شوید.
- اولویت‌بندی بهتر:
شما میتوانید کارهای مهم را در صدر لیست قرار دهید و از وقت خود بهینه استفاده کنید.
- کاهش استرس:
با نوشتن وظایف، دیگر نگران فراموشی کارهای مهم نخواهید بود.
- احساس رضایت و انگیزه‌ی بیشتر:
هر بار که یک کار را از لیست حذف می‌کنید، حس موفقیت خواهید داشت.
چگونه از روش تودو لیستی به شکل بهینهتر استفاده کنیم؟
برای اینکه بیشترین بهره را از روش تودو لیستی ببرید، نکات زیر را در نظر بگیرید:
۱. لیست خود را شب قبل آماده کنید.
یکی از اشتباهات رایج این است که افراد، صبح، هنگام شروع کار، تازه به فکر نوشتن لیست خود می‌افتند. اما اگر شب قبل لیست را آماده کنید، صبح با ذهنی آماده‌تر کارهایتان را شروع خواهید کرد.
۲. کارها را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.
اگر یک کار بزرگ را در لیست خود بنویسید، ممکن است انجام آن را به تعویق بیندازید. به‌جای نوشتن «نوشتن گزارش ماهانه»، آن را به مراحل کوچکتری مثل «جمع‌آوری داده‌ها»، «تحلیل اطلاعات» و «نوشتن بخش اول گزارش» تقسیم کنید.
۳. از قانون ۳×۳ استفاده کنید.
قانون ۳×۳ یعنی سه کار مهم برای روز، سه کار متوسط و سه کار فرعی. این روش کمک می‌کند که نه بیش‌ازحد لیست خود را طولانی کنید و نه درگیر کارهای کم‌اهمیت شوید.
۴. از روش تایم‌باکسینگ استفاده کنید.
برای هر کار زمان مشخصی تعیین کنید. مثلاً «۳۰ دقیقه برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها».
این کار از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند.
۵. کارهای مشابه را با هم انجام دهید.
مثلاً تمام کارهای مربوط به تماس‌های تلفنی را در یک بازه زمانی مشخص قرار دهید. این روش به شما کمک می‌کند از جابجایی ذهنی بین وظایف مختلف جلوگیری کنید.
۶. حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید.
اگر وسط انجام یک کار مهم مدام به شبکه‌های اجتماعی سر می‌زنید، تمرکز خود را از دست خواهید داد. سعی کنید هنگام انجام کارهای مهم، محیط خود را از عوامل مزاحم پاکسازی کنید.
«دستیار انجام کارهای روزانه»، ابزار شما برای اجرای روش تودولیستی
برای اینکه روش تودو لیستی را به بهترین شکل اجرا کنید، نیاز به ابزاری دارید که بتواند لیست کارهای شما را به شکلی کاربردی و منظم در اختیارتان قرار دهد.
«دستیار انجام کارهای روزانه» دقیقاً برای این هدف طراحی شده است. در طراحی این محصول، سعی در رعایت و حفظ سادگی، در عین کارآمدیِ استفاده بوده است.
این محصول به شما کمک می‌کند که بدون اتلاف وقت، کارهای خود را مدیریت کنید و هر روز بهره‌ورتر باشید.
در سه سطر نخست، فضایی برای تعیین اولویت در نظر گرفته شده است. پیشنهاد میشود با خودتان شرط کنید که تا آن سه کار انجام نشده، سراغ کار دیگری نروید.
در سطرهای بعدی، کارهای دیگرتان را یادداشت نمایید.
روش تودو لیستی برای چه کسانی مناسب است؟
با اینکه هرکسی به تجربه درمییابد که با چه نوع برنامهریزیای بیشترین بهرهوری را دارد، اما از آنجایی که این روش یکی از سادهترین روشهاست، تقریباً هر کسی می‌تواند از روش تودو لیستی برای بهبود بهرهوری خود استفاده کند، اما به‌طور خاص این روش برای افراد زیر فوق‌العاده مفید است:
✔ کارمندان و مدیران: برای سازماندهی وظایف و اولویت‌بندی کارهای روزانه
✔ دانشجویان: برای برنامه‌ریزی مطالعه و انجام تکالیف
✔ صاحبان کسب‌وکار: برای مدیریت پروژه‌ها و پیگیری پیشرفت کارها
✔ خانه‌دارها: برای مدیریت امور روزمره‌ی خانه
✔ فریلنسرها و افرادی که از راه دور کار می‌کنند: برای داشتن نظم بیشتر در کارهای خود.
به طور کلی روش تودو لیستی یکی از کارآمدترین راه‌ها برای مدیریت کارها و افزایش بهرهوری است. با پیروی از نکاتی که در این یادداشت گفته شد و استفاده از یک ابزار مناسب مثل «دستیار انجام کارهای روزانه»، میتوانید از این روش به بهترین شکل استفاده کنید.
برای افراد بسیار پرمشغله، یک «دستیار انجام کارها»، نیز طراحی شده است. تفاوت این دستیار با دستیار انجام کارهای روزانه، در تعداد کارهاست و هر برگ آن، تا شصت عدد وظیفه را پوشش میدهد.